Oznámení společnosti Ferring o ochraně osobních údajů pro uchazeče o zaměstnání

Děkujeme Vám za Váš zájem pracovat ve společnosti Ferring. Vaše soukromí je pro nás důležité a zavazujeme se zajistit, aby naše postupy při ochraně údajů byly v souladu s platnými evropskými a místními vnitrostátními předpisy o ochraně osobních údajů.

Toto oznámení o ochraně osobních údajů poskytuje informace o tom, jak společnost Ferring shromažďuje, uchovává a zpracovává vaše osobní údaje, a popisuje způsoby, jakými zajišťujeme ochranu vašich osobních údajů v souladu s platnými předpisy.

Toto oznámení o ochraně osobních údajů se vztahuje pouze na správu a zpracování vaší žádosti a na posouzení vaší způsobilosti pro pozici, o kterou se ucházíte, a pro další zde uvedené účely. Pokud navštívíte jinou webovou stránku související se společností Ferring nebo jí doporučenou, přečtěte si prosím oznámení o ochraně osobních údajů na příslušné webové stránce.

Jaké osobní údaje shromažďujeme?

Osobními údaji se rozumí veškeré informace, které se týkají identifikované nebo identifikovatelné osoby, tedy vás. Mohou zahrnovat vaše jméno, poštovní adresu, telefonní číslo, e-mailovou adresu nebo jakékoli jiné informace, které mohou být použity k vaší osobní identifikaci. Za účelem správy a zpracování vaší žádosti bude společnost Ferring shromažďovat, zpracovávat, uchovávat a používat následující typy osobních údajů (které nazýváme “údaje žadatele”):

• Identifikační údaje, jako je vaše celé jméno a příjmení, adresa trvalého bydliště, telefonní číslo, e-mailová adresa, národnost, údaje z řidičského průkazu (pokud jsou potřeba pro účely plnění pracovních povinností).
• Osobní údaje, jako je datum vašeho narození, pohlaví (pokud ho uvádíte v CV), a v případě potřeby a v souladu s právními předpisy také informace o vašem zdravotním stavu, např. údaje o vašem zdravotním postižení, které by mohly být důležité pro výkon vaší práce: například pokud bychom museli provést úpravy nebo přizpůsobit práci či pracovní prostor.
• Vzdělání a pracovní zkušenosti, jako jsou kontaktní údaje na vašeho stávajícího/bývalého zaměstnavatele, informace o vašem dosavadním vzdělání, pracovní zkušenosti a další relevantní zkušenosti.
• Další údaje z vaší žádosti o zaměstnání, jako jsou informace obsažené ve vyplněném náborovém formuláři/životopise, nebo informace, které nám sdělíte v průběhu náborového procesu, jako jsou vaše fotografie, osvědčení, oblasti vašeho zájmu a další informace, které se s námi rozhodnete dobrovolně sdílet v průběhu náborového procesu.
• Informace získané během pohovorů, jako jsou poznámky zapsané během pohovoru s vámi, informace poskytnuté ze strany personálních agentur a údaje získané během testů osobnosti a/nebo případných testů způsobilosti.
• Informace získané prostřednictvím ověřování referencí, vašeho vzdělání a předchozích zaměstnání, včetně záznamů z trestního rejstříku, pokud jsou relevantní a požadované pro roli, o kterou se ucházíte.

Jakým způsobem budou vaše osobní údaje použity

Společnost Ferring jako správce údajů bude jménem přidružených společností koncernu Ferring zpracovávat vaše osobní údaje pouze v případech, kdy k tomu existuje právní základ a kdy je to nezbytné pro splnění účelu, pro který byly shromážděny. Právní základ pro zpracování vašich osobních údajů bude záviset na účelu, pro který byly údaje shromážděny, a také na tom, jak daleko v procesu náboru postoupíte.

Účely, pro které společnost Ferring shromažďuje a používá osobní údaje uchazečů v souvislosti s vaší žádostí o zaměstnání u nás, jsou následující:

• Správa a zpracování vaší žádosti o zaměstnání;
• Pro určení vaší způsobilosti pro pozici, o kterou se ucházíte;
• Pro účely ověření vašich referencí v rámci náborového procesu;
• Dodržování platných zákonů, například zákonů o zaměstnanosti, a požadavků souvisejících s pracovním poměrem;
• Komunikace s vámi a třetími stranami (např. s externími personálními agenturami, osobami, které vás doporučily, s bývalými zaměstnanci (s vaším předchozím souhlasem);
• Odpovědi na žádosti a reakce na zákonné požadavky regulačních nebo jiných orgánů ve vaší domovské zemi nebo mimo ni, které zahrnují zpracování identifikačních údajů a kontaktních údajů, a jejich plnění.

Vyřizování žádostí

Společnost Ferring v rámci náborového procesu po obdržení vámi poskytnutých údajů uchazeče o zaměstnání posoudí vaši způsobilost pro pozici, o kterou se ucházíte. Právním základem pro ttuto činnost bude oprávněný zájem na správě a zpracování vaší žádosti, určení vaší způsobilosti, ověřování referencí, dodržování platných zákonů, komunikace s vámi as třetími stranami, a vyhovění požadavkům.

Vyhodnocení

Společnost Ferring vás v rámci náborového procesu pozve na vyhodnocení, aby vás mohla posoudit jako kandidáta na pozici, o kterou se ucházíte. Tyto informace budou shromážděny během pohovoru. Právním základem pro zpracování vašich osobních údajů bude oprávněný zájem na posouzení vaší způsobilosti pro danou pozici a vy tímto souhlasíte se zpracováním jakýchkoli citlivých údajů, které se mohou objevit v testech osobnosti.

Vaše osobní údaje budou použity pouze ke konkrétnímu účelu, pro který byly shromážděny, a nebudou použity k žádnému jinému účelu bez předchozího upozornění a/nebo bez příslušného souhlasu.

Uchovávání osobních údajů

Společnost Ferring přijme příslušná opatření k zajištění uchování vašich osobních údajů pouze po dobu nezbytnou k naplnění účelů uvedených v tomto oznámení o ochraně osobních údajů. Společnost Ferring bude uchovávat osobní údaje po delší dobu pouze v případě, že to bude vyžadovat nebo povolovat zákon nebo platné předpisy v rámci farmaceutického průmyslu.

Úspěšní kandidáti

Společnost Ferring bude za účelem správy a zpracování vaší žádosti a budoucího pracovního poměru u nás uchovávat osobní údaje, které od vás získala během náborového procesu, a přenese je ze záznamů o uchazeči do evidence zaměstnanců.

Údaje neúspěšných uchazečů

Údaje neúspěšných žadatelů se uchovávají maximálně 12 měsíců od data vaší poslední žádosti. Po uplynutí této doby budou vaše osobní údaje z našich systémů vymazány.

Vaše práva

Pokud shromažďujeme, uchováváme a zpracováváme vaše osobní údaje, máte jako subjekt údajů určitá práva. Společnost Ferring bude tato práva uplatňovat v souladu s platnými evropskými a místními vnitrostátními zákony o ochraně osobních údajů.

• Právo na přístup a opravu údajů: máte právo vyžádat si kopii informací, které o vás uchováváme, a rovněž i právo vyžádat si opravu osobních údajů, jsou-li nepřesné.
• Právo na výmaz a omezení zpracování údajů: máte právo vyžádat si výmaz vašich osobních údajů nebo omezení jejich zpracování. Tato práva jsou omezena a lze je uplatnit pouze za určitých okolností a v případech, kdy neplatí žádné výjimky.
• Právo na přenositelnost údajů: máte právo požádat o kopii svých osobních údajů, které uchováváme, a požádat o předání těchto údajů jinému správci. Toto právo podléhá určitým podmínkám a nemusí být uplatněno, například pokud to není možné z důvodu veřejného zájmu nebo to není technicky proveditelné.
• Právo vznést námitku: máte právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů. Pokud jsou údaje zpracovávány z důvodů veřejného zájmu nebo pro vědecké či statistické účely, můžete i přesto vznést námitku a naší povinností bude prokázat oprávněnost zpracovávání těchto údajů.
• Máte právo obrátit se na místní dozorový úřad pro ochranu osobních údajů a/nebo u něj podat stížnost.

Pokud si přejete podat žádost týkající se práva subjektu údajů, použijte prosím kontaktní formulář pro subjekty údajů.

Jak může společnost Ferring předávat nebo sdílet vaše osobní údaje

Vzhledem ke globální povaze činnosti společnosti Ferring můžeme vaše osobní údaje zpřístupnit také třetím stranám, a to i v rámci koncernu Ferring a mimo něj v jurisdikcích, kde se nacházejí subjekty společnosti Ferring, a to pro následující účely zpracování:

V rámci koncernu Ferring. Vzhledem k tomu, že subjekt společnosti Ferring, u kterého se ucházíte o zaměstnání, je součástí širšího koncernu se sídlem ve Švýcarsku a má subjekty v několika regionech mimo EU/EEA, může společnost Ferring předávat osobní údaje uchazeče i jiným subjektům v rámci koncernu Ferring nebo jim k nim umožnit přístup jiným způsobem. Jakýkoli přenos bude zajištěn interními mezinárodními dohodami o předávání údajů mezi subjekty společnosti Ferring, aby byla zajištěna ochrana vašich osobních údajů v souladu s platnými evropskými a vnitrostátními právními předpisy o ochraně osobních údajů.

Zpracovatelé osobních údajů. Pokud je to nezbytné pro účely náboru, budou osobní údaje sdíleny s jednou nebo více třetími stranami, ať už přidruženými nebo nepřidruženými, které budou zpracovávat osobní údaje uchazečů podle příslušných pokynů (dále jen “zpracovatelé údajů”). Na zpracovatele osobních údajů, včetně personálních agentur a společností poskytujících IT služby, se vztahují smluvní povinnosti zavést vhodná technická a organizační bezpečnostní opatření pro ochranu osobních údajů a zpracovávat osobní údaje pouze podle příslušných pokynů. Pro zajištění souladu s požadavky na ochranu osobních údajů při předávání osobních údajů mimo EU/EHP provede společnost Ferring potřebná posouzení a určí vhodné prostředky. V souladu s naší současnou praxí bude společnost Ferring i nadále zajišťovat, aby k předávání údajů mimo EU/EEA nedocházelo bez odpovídající struktury předávání údajů, jako jsou rozhodnutí o odpovídající ochraně, závazná podniková pravidla, standardní doložky o ochraně osobních údajů a kodexy jednání.

V některých případech se předání osobních údajů může opírat o určité výjimky, jako je souhlas, plnění smlouvy, veřejný zájem, právní nároky, ochrana životně důležitých zájmů nebo ze zákona. Společnost Ferring bude za určitých okolností sdílet vaše osobní údaje s třetími stranami, jako jsou prodejci, dodavatelé, partneři nebo jednatelé, pokud je to nezbytné k dosažení výše uvedených účelů nebo pokud tyto třetí strany pomáhají společnosti Ferring se zpracováním osobních údajů. Společnost Ferring poskytne vaše osobní údaje třetí straně pouze za těchto okolností:

• Poskytli jste k tomu příslušný souhlas;
• Případně na základě vaší žádosti jako subjektu údajů;
• pokud existuje právní základ pro zpřístupnění údajů a pokud jste o tom byli řádně informováni;
• pokud jsme k tomu povinni podle platných zákonů nebo na základě soudního příkazu; nebo
• pokud se společnost Ferring rozhodne prodat, koupit, sloučit nebo jinak reorganizovat svou korporátní strukturu.

Společnost Ferring vaše osobní údaje nikdy neprodá jakékoli třetí straně.

Informace o zabezpečení údajů

Společnost Ferring má pro účely ochrany vašich osobních údajů před neoprávněným přístupem, použitím, zveřejněním, náhodným zničením nebo ztrátou k dispozici řadu vhodných technických a organizačních bezpečnostních opatření. Společnost Ferring se například zavazuje, že v případě potřeby bude osobní údaje šifrovat, anonymizovat nebo pseudonymizovat a osobní údaje budou bezpečně uloženy v určeném systému.

Naše interní zásady a postupy považují ochranu osobních údajů za prioritu. Přestože jsou naše opatření pro zabezpečení údajů neustále vyhodnocována a aktualizována, bezpečnost údajů přenášených přes internet z počítače nebo jiného zařízení nelze zaručit, a proto vám doporučujeme, abyste podnikli vlastní kroky k ochraně vaší činnosti online a proti neoprávněnému použití vašich hesel a mobilních zařízení. Rovněž vám doporučujeme instalaci vhodné firewall brány a další antivirové a antispywarové ochrany vašeho počítače.

Možné incidenty týkající se napadení vašich osobních údajů mohou zahrnovat:

• ztracený/odcizený laptop;
• útok externího hackera;
• omylem odeslanou emailovou zprávu obsahující osobní údaje;
• informace ztracené při přenosu; nebo
• dokumenty ponechané na nezabezpečeném místě.

Pro účely zpracování osobních údajů v průběhu náborového procesu společnost Ferring zajistí, aby zpracovatelé údajů, kteří jménem společnosti Ferring nakládají s osobními údaji uchazečů, měli k dispozici vhodná bezpečnostní opatření.

Pokud máte podezření na jakékoli ohrožení zabezpeční údajů nebo zjistíte jakákoli zranitelná místa, je nutné tyto incidenty neprodleně nahlásit prostřednictvím kontaktního formuláře pro subjekty údajů.

Kontaktní údaje

(i) Pokud máte jakékoli dotazy nebo připomínky týkající se těchto informací o ochraně osobních údajů nebo zpracování vaší žádosti a posouzení vaší způsobilosti pro pracovní pozici, o kterou se ucházíte, obraťte se na příslušnou kontaktní osobu ve společnosti Ferring.

(ii) V případě, že si přejete:

• Nahlásit incident týkající se bezpečnosti osobních údajů nebo podezření na porušení jejich zabezpečení;
• Podat žádost o uplatnění vašich práv subjektu údajů; nebo
• Kontaktovat globálního pověřence pro ochranu osobních údajů s obecným dotazem,

Použijte prosím kontaktní formulář subjektu údajů.

Můžete nám také poslat email na tuto adresu:
(komu: Pověřenec pro ochranu osobních údajů)
Ferring International Center S.A.
Chemin De la Vergognausaz 50
1162 St Prex
Švýcarsko

nebo zástupci EU pro GDPR
(komu: Pověřenec pro ochranu osobních údajů)
Ferring International PharmaScience Center (IPC)
Amager Strandvej 405
2770 Kastrup
Dánsko